باتوجه به اهمیت فراهم شدن امکاناتی که موجب مراجعه کمتر ارباب‌رجوع به سازمان می‌شود و تسهیل کارها و فرایندهای پاسخگویی به مراجعه کنندگان، امکانی فراهم شد که ارباب‌رجوع از طریق وارد کردن شماره نامه و کد رهگیری، وضعیت نامه را مشاهده نماید.

وی افزود:

برای استفاده از این امکان، هنگام مراجعه اولیه ارباب‌رجوع به سازمان و ثبت مکاتبه وی، رسید حاوی شماره نامه، کد رهگیری نامه و آدرس بسته‌های ارتباطی جهت پیگیری را چاپ و به ایشان ارایه می‌شود. به این ترتیب ارباب‌رجوع می‌تواند با استفاده از سرویس وب (web) و مراجعه به آدرس سایت ارایه شده،به نشانی  letter.rmto.ir​  عملیات پیگیری نامه را انجام دهد.