به گزارش پایگاه خبری ربیع، بی شک داشتن یک تعامل و همکاری مؤثر با رسانهها و روزنامه نگاران یک ضروریت انکارناپذیر جهت تداوم و بقای یک سازمان است تا بتوانند مردم و جامعهٔ هدف خود را به طور شایسته در خصوص فعالیتهای خودآگاه سازند.
سید اکبر بنی طبا مدیرروابط عمومی و آموزش همگانی شرکت آبفا استان اصفهان استان در گفتگویی به جایگاه و نقش واقعی روابط عمومی سازمان و شرکتها میپردازد.
لطفاً دیدگاه خود را درمورد اهمیت جایگاه روابط عمومی یک سازمان تشریح کنید؟
درشرایطی که بازار آزاد و اقتصاد جهانی هژمونی و سیطره خود را بر تمامی لایههای اقتصادی کشورها گسترانده است موفقیت یک سازمان در این فضای رقابتی شکل گرفته، منوط و وابسته به اقناع و ترغیب خریداران و مصرف کنندگان به استفاده از خدمات و کالاهای تولید شده است. در راستای این تحولات در دهههای اخیر نظامهای ارتباطی نوینی شکل گرفتهاند که به سرعت فضای تعاملی و تبادلی انسانی و سازمانی را دگرگون کردهاند و از نظامهای ارتباطی خشک و متصلب گذشته گسست کامل پیدا کردهاند. پیشرفتهای خیره کننده در اصول و فنون ارتباطی نیز حاصل شده و در این بین روابط عمومیها به عنوان بنگاههای اطلاع رسانی و مراکز ارتباطی اهمیت فوق العاده ای یافتهاند. مدیران ارشد سازمانها دیگر به مانند گذشته نمیتوانند مستقلاً و صد درصد تصمیم گیرنده و تصمیم ساز برای مدیریت اداره و سازمان متبوعشان باشند.
جنبه افکار عمومی و همان بحث اقناع مصرف کنندگان حتی از خود فرآیند تولید نیز مهمتر شده است. لاجرم در این شرایط چه مدیران ارشد بخواهند و چه نخواهند مجبور و ملزم به درنظر گرفتن روابط عمومیها هستند. بنابراین روابط عمومیهای کارآمد میتوانند شرکتهای کارآمد را بسازند.
جایگاه روابط عمومی به عنوان مدیران ارشد سازمانی کجاست؟
اکثر مدیران ارشد سازمانها بر پایه تحصیلات و تخصص و نوع فعالیتشان اطلاعات کافی از جریانهای بازار و ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی ندارند. این امر طبیعی به نظر میرسد به دلیل حجم بالای کارها در اداره سازمانها و درگیری در فراهم نمودن تولیدات و عرضه خدمات، مدیران ارشد نیازمند یک بازوی مشاورهای قوی در مدیریت و راهبری ارتباطات و اطلاع رسانی و شناخت دقیق بازارها و مشتریان هستند. این وظیفه برعهده روابط عمومیها نهاده شده است. رصد افکار عمومی، بررسی و دقت نظر همیشگی بر رسانههای جمعی، شبکههای اجتماعی و سایر کانالهای ارتباطی باعث میگردند تا مدیران ارشد سازمان برای تصمیم گیریهایشان یک روشن بینی خاصی پیدا کنند و بتوانند تصمیمات کارآمد و مؤثری اتخاذ کنند.
روابط عمومی چگونه میتواند برای مدیران ارشد تصمیم سازی کند؟
روابط عمومی تنها نهاد و سازمانی است که در هر دو بخش درون سازمانی و برون سازمانی میتواند نقش آفرین باشد این ویژگی خاص به روابط عمومی قدرت اعمال نظر بیشتری داده است و میتواند بر پایه مهارت و تخصص ارتباطیاش به گردآوری اطلاعات شفاف بپردازد و در نقطه مقابل نیز اطلاعات شفاف به مشتریان و ذی نفعان خود ارائه دهد.
این ویژگیهای بارز سبب شده است که در هرگونه تصمیم گیری مدیران ارشد نظر و آرا روابط عمومی را نیاز داشته باشند. روابط عمومی با ارائه مستندات خبری و پایش افکار عمومی و تکیه بر مطالعات اجتماعی میتواند به یک نیرو و یک اهرم مهم در تصمیم گیری و تصمیم سازی های کلان و خرد یک سازمان و شرکت مبدل گردد.
مدیران ارشد سازمان شما تا چه حد به روابط عمومی اهمیت میدهند و آیا با جایگاه آن آشنایی دارند؟
این سؤال دو جنبه دارد یکی مرتبط میشود با خود مدیران ارشد و جنبه دیگر مرتبط میشود با روابط عمومی. اصولاً مدیران ارشد اگر بخواهند در کارشان موفق باشند و رزومه و عملکرد خوبی را در سطح سازمانشان داشته باشند مجبورند که با اصول اولیه و بایستههای بنیادین ارتباطی و تعاملی آشنا باشند. حداقل از یک مدیر ارشد انتظار میرود با محیط رسانهای و اجتماعی مکان فعالیت خود در تعامل باشد و نیروهای تأثیرگذار و مراجع و منابع مورد اعتماد مردم را بشناسد. اگر مدیران ارشد به این ویژگیهای ارتباطی آراسته باشند به راحتی روابط عمومیها را به بازی میگیرند و به اهمیت فوق العاده روابط عمومیها در همه بخشها وقوف مییابند. اما وظیفه روابط عمومیها نیز اینست که اطلاعات جامع کامل و صادقانه به مدیران ارشد ارائه دهند تا جلوی هرگونه انحراف از اصول و بروز تصمیمات کم اثر را بگیرند که هر دو این جنبههای ارتباطی در شرکت آبفا استان عملیاتی و به بهترین شکل ممکن جاری و ساری است.
و این مهم در شرکت آبفا استان اصفهان تحقق یافته و قابل درک است.
چه پیشنهادی برای آموزش مدیران سازمانها در حوزه ارتباطات و رسانه دارید؟
حوزه ارتباطات بسیار گسترده میباشد و بخشهای مختلفی را شامل میشود. در وهله اول برای آموزش مدیران در این حوزه باید نظرسنجی کرد و میزان داشتهها و شناخت مدیران از اصول ارتباطی را سنجش نمود تا بتوان برای سطوح آموزشی آنان تصمیم گیری کرد. پس از شناخت وضعیت میتوان برای برگزاری کلاسها برنامه ریزی نمود و از اساتید ارتباطات و کارشناسان روابط عمومی برای این منظور بهره گرفت.
همچنین برای انتصاب هر مدیری باید تدبیری اندیشیده شود که حداقل مدیر منتخب دورههای آموزشی خبر و اطلاع رسانی را گذرانده باشد و با جریانهای رسانهای آشنایی مختصر داشته باشد. همچنین با دعوت از مدیران مسئول جراید و روزنامه نگاران میتوان جلسات مشترکی با مدیران سازمان برگزار نمود تا در یک تبادل فکری و اندیشهای دوجانبه به یک رویکرد مشترک ارتباطی رسید.
در این راستا روابط عمومی آبفا اصفهان این ضرورت را شناخته و تاکنون دورههای آموزشی و جلسات مشترک با اصحاب رسانه برگزار نموده است و همچنین در نشر و اطلاع رسانی اخبار توسط مدیران شرکت، نظارت و راهبری و مشاورههای خود را همیشه اعمال کرده است. این امر سبب شده است که در بعد برون سازمانی همواره یک صدای مشترک یک کلام مشترک از همه مدیران انعکاس یابد و این کلامها و گزارشها همگی مبتنی بر اصول و مأموریتها و اهداف شرکت
میباشد.
روابط عمومی شما تا چه میزان در حوزه ارتباطات و رسانه موفق بوده و عمدهترین مشکلات این حوزه کدامند؟
کارنامه کاری و عملکرد کشوری و استانی روابط عمومی آبفا اصفهان در ارزیابیهای وزارت نیرو، شرکت مهندسی آبفا کشور، جشنوارهها و همایشهای روابط عمومیهای کشور و استان سند گویایی از موفقیت شایان توجه روابط عمومی آبفا استان اصفهان در عرصه ارتباطات و اطلاع رسانی است و از این دستاورد مهمتر تداوم این موفقیتها بوده است که نشانگر یک مدیریت اصولی و با برنامه برای تحقق اهداف شرکت و روابط عمومی بوده است. تلاشها و دامنه فعالیتهای روابط عمومی وابسته به یک بخش خاص نبوده است و تمامی زیربخشهای ارتباطی و رسانهای را شامل شده است به نحویکه در همه ارزیابیهای چندسال اخیر در جشنواره روابط عمومیهای وزارت نیرو شرکت مهندسی و جشنواره روابط عمومیهای برتر استان بیشترین میزان کسب جوایز در بخشهای مختلف را از آن خود کردهایم و همواره به عنوان روابط عمومی سرآمد معرفی شدهایم.
اما این ابتدای کار است و در شرایطی که تمامی روابط عمومیها تلاش دارند در این رقابت گوی سبقت را بربایند وظیفه و تلاش ما مضاعف میگردد تا همچنان بتوانیم رتبه بالا و سرآمدی خود را حفظ کنیم.
از این رو برنامه مدون سالیانهای تنظیم شده است که ریز تمامی فعالیتهای سالیانه در آن لحاظ شده است.
و دقیقاً منطبق با سند چشم انداز تهیه شده روابط عمومی به پیش میرود. درجنبه دیگر بازتاب گسترده اخبار و فعالیتهای شرکت را در جراید، رونامه های سراسری و محلی، صدا وسیما و شبکههای اجتماعی شاهد هستیم که به خوبی بیانگر میزان تعامل و ارتباط بسیار عالی روابط عمومی آبفا با رسانههای جمعی است. در بعد درون سازمانی نیز اقدامات بسیار خوبی برای تکریم کارکنان و همچنین ارباب رجوعان صورت گرفته و بازرسیهای مستمر بازرسان طرح تکریم از مناطق مختلف آبفا انجام میپذیرد. دمیدن احساس شادی و نشاط سازمانی در بدنه نیروی انسانی را نیز دنبال کردهایم و با برگزاری جشنهای مختلف با حضور کارکنان و خانوادههای آنان این هدف را به خوبی محقق نمودهایم.
در آخر چه پیشنهادی در خصوص ارتقاء جایگاه روابط عمومیها دارید؟
برای ارتقا هرچه بیشتر روابط عمومیها نیازمند یک رویکرد مشترک هستیم آنچه که در سطح استان شاهد هستیم تعاملات روابط عمومیهای سازمانها و ادارات دولتی و خصوصی با یکدیگر نسبتاً ضعیف است و همین عامل باعث شده فرایندهای جدید ارتباطی و شیوههای نوین اطلاعرسانی به آگاهی پارهای از روابط عمومیها نرسد و همچنان آنان با رویکرد روابط عمومی سنتی فعالیتهای خود را دنبال میکنند. به کارگیری نیروهای متخصص و مرتبط با کار در روابط عمومیها نیز یک الزام است و دراین راستا برای کارآمدی هر چه بیشتر این نیروها برگزاری دورههای تخصصی و آموزشی به طور مداوم باید برای نیروهای روابط عمومی در دستور کار قرار گیرد چون دایما فضای ارتباطی در تحول و پیشرفت میباشد و نیازمند دانشهای جدید در روابط عمومی هستیم. بحث شبکههای اجتماعی و اشراف به نوع کارکرد و نحوه فعالیت آنها یک مثال بارز و به روز در این زمینه است که نشانگر اهمیت آموزش و اطلاع از موقعیتهای جدید اطلاع رسانی است.